Le rapport « Niveau des éléments SharePoint » fournit des informations détaillées sur tous les fichiers et dossiers SharePoint Online, y compris les éléments avec ou sans autorisations uniques.
Le rapport inclut également les propriétés suivantes :
- Type de contenu : indique le nom du type de l’élément sous forme de texte, y compris tout type de contenu personnalisé, le cas échéant.
- Nom de base : indique si l’élément est un fichier ou un dossier, même lorsque l’élément utilise un type de contenu personnalisé.
Par défaut, les fichiers utilisent le type de contenu « Document » et les dossiers utilisent « Folder », mais les environnements SharePoint peuvent également inclure des types de contenu personnalisés dérivés de ces types de base. C’est pourquoi la colonne « Type de contenu » peut afficher un nom personnalisé au lieu de seulement « Document » ou « Folder ».
Compteurs d’accès et de partage
Les colonnes suivantes aident à comprendre l’empreinte d’accès et de partage par élément. Toutes les colonnes peuvent être ajoutées depuis le menu déroulant « Colonnes » et peuvent être filtrées et triées.
- Personnes avec autorisations : nombre d’utilisateurs individuels ayant des autorisations sur l’élément (héritées et uniques).
- Groupes avec autorisations : nombre de groupes distincts ayant des autorisations sur l’élément (héritées et uniques).
- Liens de partage : nombre total de liens de partage pour l’élément. Affiche 0 lorsqu’aucun lien de partage n’existe.
- Liens partagés avec tout le monde : nombre de liens de partage pour lesquels Sharing type = “Anyone”. Affiche 0 lorsqu’il n’existe aucun lien « Anyone ».
- Liens partagés avec des externes : nombre de liens de partage pour lesquels Shared externally = True. Affiche 0 lorsqu’aucun lien n’est partagé en externe.
- Personnes externes avec autorisations uniques : nombre d’utilisateurs externes distincts ayant accès à l’élément via des autorisations uniques. Cette colonne prend en charge le tri et le filtrage.
Détails des autorisations uniques
Le rapport inclut également des colonnes qui aident à évaluer si un élément présente des différences d’autorisations par rapport à son parent.
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Différent des éléments hérités : indique si les autorisations actuelles de l’élément diffèrent des autorisations héritées de son parent.
- True : l’élément possède des autorisations uniques.
- False : l’élément utilise les mêmes autorisations que son parent, même si l’héritage est rompu.
Pour les éléments avec des autorisations uniques, l’action de gestion « Restaurer l’héritage » est disponible. Cette action supprime les autorisations uniques qui dupliquent un accès déjà accordé via l’héritage.
Par exemple, si l’héritage a été rompu uniquement pour accorder l’accès à un utilisateur qui dispose déjà d’un accès via l’héritage d’un groupe SharePoint, « Restaurer l’héritage » supprime cette autorisation redondante. S’il ne reste aucune autre autorisation unique, l’élément n’est plus répertorié comme ayant des autorisations uniques.
Gestion du stockage et des versions
Les colonnes suivantes aident à évaluer la consommation de stockage et l’historique des versions :
- Quota du site : stockage total alloué au site (Go).
- Stockage utilisé (%) : pourcentage du quota du site consommé par l’élément.
- Stockage utilisé : stockage total utilisé par toutes les versions précédentes de l’élément.
- Versions : nombre de versions stockées pour l’élément.
Ces colonnes peuvent être ajoutées depuis le menu déroulant « Colonnes ».
Remarque : dans certains cas, ces colonnes peuvent afficher la valeur « NaN » (pas un nombre). Cela indique que la valeur date de plus de 3 ans.
Fenêtre modale des versions
La sélection d’une valeur dans la colonne « Versions » ouvre une fenêtre modale « Historique des versions » qui affiche :
- Quand et par qui le fichier a été modifié pour la dernière fois
- L’URL du fichier, avec un bouton de copie
- Le nombre total de versions stockées, le stockage total utilisé et le pourcentage du quota du site
Sous ce résumé, un tableau répertorie chaque version stockée. Pour chaque version, il est possible de consulter :
- Le numéro de version et si elle est la version actuelle
- L’UPN de l’utilisateur qui a créé la version
- La date et l’heure de création
- La taille de la version
En haut du tableau, le bouton « Supprimer toutes les versions précédentes » supprime toutes les versions sauf la version actuelle. Vous pouvez également sélectionner une ou plusieurs versions et utiliser le bouton de suppression pour supprimer uniquement ces versions.
